När passplaneringen är klar (för en första indelning av vilka aktivitetstillfällen som ska gå vilken tid på dygnet och i vilken/vilka lokaler en viss dag) görs en preliminär bemanningsplanering (se videoklippet). Det i sin tur ger oss en ledtråd om hur många vakter vi tror att vi behöver, av vilket slag, fördelade på de olika passen i lokaler (och i vissa fall kopplade till aktivitetstillfället).

Arbetsnamnen för rollerna som vakter kan ha är tentamensvakt (kopplad till aktivitetstillfället), salsvakt (endast kopplad till lokalen under arbetspasset) och korridorvakt.

Efter att den första bemanningsplaneringen gjorts kan administratören trigga ett inplaceringstest. Det låter KronoX pröva att – utifrån de regler som finns för placering av varje aktivitetstillfälles typ – skapa upp vakt- och deltagarbiljetter och fördela dem i respektive lokal med hänsyn till lokalens möbleringsinformation.

Även om automatiseringen kan lyckas bra så flaggar KronoX när det inplaceringstestet är skapat för att låta en människa göra justeringar om så krävs eller direkt bekräfta att upplägget är ok. Först därefter skapas biljetterna (som senare tilldelas till vakter och deltagare).

Det ska gå att göra flera inplaceringstester – de kan i sin tur påverka antalet biljetter (som kan minska/öka vid behov i mån av plats). Redan tilldelade biljetter påverkas inte vid ett nytt inplaceringstest.

Att man kan vilja göra flera tester beror på att vi under processen från initial planering av en aktivitetstillfällesperiod till dess genomförande får tillgång till allt bättre information avseende hur många deltagare vi faktiskt kommer att ha.

• Innan terminens början har vi bara har tillgång till av administratören förväntat antal deltagare.
• Efter terminsstart vet vi exakt hur många som registrerats på respektive kurstillfälle som ännu saknar resultat/tillgodoräknanden för den modul som respektive aktivitetstillfälle omfattar.
• För tillfällen som kräver anmälan vet vi när anmälningsperioden är över exakt hur många som faktiskt anmält att de avser att delta.

När KronoX är klar med inplaceringstestet kan man se en översikt enligt nedan (från aktivitetstillfällesperiod-listdialogen och även ifrån det arbetsflödesmeddelande som skickas till den administratör som begärde inplaceringstestet när det är slutfört).

Om vi utgår ifrån att man vid salstenta får placera deltagarna kolumnvis, men inte direkt intill någon på samma rad som skriver samma tenta, kommer KronoX att använda placeringsreglerna för att passa in dem enligt nedanstående mall.

Vakterna lägger beslag på raden längst fram, med eventuella vakanta stolar. Salsvakter läggs längst till vänster, följt av tentavakter i den ordning tillfällena kommer baserat på kurskod/momentkod. Det innebär att den raden, behöver hanteras just som en vaktplaceringsrad (även om man sedan flyttar på sig i lokalen) och behöver finnas i möbleringen för lokalen även om de platserna inte existerar utan utgörs av lösa stolar man placerar ut vid behov.

Om vi tittar på samma dialog men ändrar till att de båda tillfällena istället är datorbaserade tentor som skrivs i salen, tillämpar vi regeln att man inte får sitta direkt bakom/framför någon som skriver samma tenta. Bilden ändras då enligt nedan.

Slutligen ska förstås även korridorvakters vaktbiljetter placeras i den korridor de ska bevaka, men i det fallet finns det inte några stolar att knyta vaktbiljetten till.

Tidigare i remissen planerade vi att låta korridorer läggas upp som vanliga lokaler, men vi har tänkt om och arbetar nu på att lösa att de blir en egen bokbar resurs. Det ger flera fördelar då en korridor kan kopplas till de olika lokaler som har dörrar till den:

• Det i sin tur leder till att vi i planeringsvyn kan gruppera lokaler som hör till en korridor (vi har förstått att det är önskvärt), vilket gör det enklare att se om man har löst korridorvaktsbehovet eller inte.
• Det löser även frågan om vem som ska debiteras för korridorvakterna (svaret blir alla de kurser som ingår i de aktivitetstillfällen som är bokade i lokaler med dörrar som leder till den aktuella korridoren där vakten är placerad).
  • Beloppet blir en procentsats baserad på antalet deltagande studenter för respektive aktivitetstillfälle (med kopplingen till kurs) delat med det totala deltagarantalet för alla aktivitetstillfällen som sker i anslutning till korridorvaktens pass och korridor.
• Ett alternativ för att lösa konteringen är att alla korridorvakter istället hanteras på ett eget konto – båda alternativen kommer att stödjas.

Korridorer saknar av naturliga skäl möblering, varför vi föreslår att vaktbiljetter för korridorvakter automatiskt tilldelas ”plats nummer noll”. Det låter oss varna om vi råkar lägga en massa korridorvakter i samma korridor eftersom de då kommer kollidera som ”sittande på samma stol”. Notera att det i det här fallet bara kommer att handla om en varning, inte en hindrande kollision, eftersom det i vissa lägen kan krävas fler än en korridorvakt.

Åter till sidan för prototyper och demoklipp.